こんにちは、きむらけ夫です。
ベトナムへの渡航準備を進めています。
労働許可証（ワークパーミット）を取得するために、集めた書類の公証化が必要となります。
ということで、今回は公証手続きをしてきた記録です。
公証が必要な書類は以下の通り。
- 在籍証明書
- 大学卒業証書
- （必要であれば）大学院修了証書
私は最終学歴が大学院のため、大学院の修了証書も一緒に公証化しました。
また、国によって卒業証明書でいい場合もありますので、渡航先の国の決まりを確認しておきましょう。
そもそも公証って何？
普段聞き慣れない言葉なので「公証してください」と言われても何のこっちゃだったのでまずは一般的な意味を調べました。
行政上、特定の事実または法律関係の存在をおおやけに証明すること。不動産の登記、選挙人名簿への登録など。
goo 国語辞書
私文書なら何でもありになってしまいますもんね。
大学を卒業していること、在籍していたこと（3年以上在籍した事実）をおおやけに証明してもらいます。
文書を準備する
卒業証書、修了証書
まずは卒業・修了証書です。
当初、卒業証明書（あとで何度でも発行できるもの）でいいと思っていましたが、証書が必要であるとのこと。
あの卒業式でもらうやつです。
あわてて実家に連絡をし、なんとか保管してくれていたので郵送して入手できました。
捨ててなくて良かった。。。（無くしたら他の手段はないのでしょうか、謎です）
※ またまた繰り返しになりますが、渡航先の国のルールに従って適切な文書を入手しましょう。
なんなく大学卒業証書、大学院修了証書をゲットです。
在籍証明書
こちらは現職の会社に請求をして受領しました。
詳しくはこちらの記事を参照してください（【渡航準備】在籍証明書を取得しました）。
公証作業を依頼しに行く
公証をするためには、公証役場へ行く必要があります。
が、ここで注意があります。
公証手続きは、①公証役場にて公証 → ②法務局で認証 → ③外務省の公印確認 の3ステップあります。
東京都、神奈川県、静岡県、愛知県、大阪府ではこの3つのステップが一度にできます（2021.6現在）が、
それ以外の道府県では、3ステップそれぞれ別のところで行う必要があります。
私は東京都在住のため、今回ワンストップサービスにて一度に①②③を行うことができました。
手続きについては外務省のHPを参照してください。
公証手続きの流れ
上記にも記載した通り、ワンストップで行った場合の流れを紹介します。
公証役場なるところへ行けばいいことがわかったので、家から近い目黒公証役場を選びました。
いきなり行っていいかどうかもわからなかったため、ホームページを確認したところ予約が必要とのこと。
事前に電話にて予約を取り、指定された時間に伺いました。
電話にてご案内いただいた内容は、
- 公証する書類一式
- 身分を証明できるもの
- 印鑑
14時に予約した木村です。公証手続きで伺いました。こちらが書類一式です。
はい、では証書と身分証明書のコピーを取らせていただきます。
しばらくお待ちください。
横の椅子で待つこと数分。
お待たせしました。それでは、公証作業費用の請求書がございますので、チェックをつけた箇所に記載をお願いします。
氏名、住所、渡航先（ベトナムと記載されていた）、電話番号を記載します。
それでは、私文書の公証をするための宣言書をつける必要がありますので、少々お待ちください。
再度待つこと5分。
お待たせしました。宣言書がこちらになります。コウショウニンの前でサインしていただきますので、お待ちください。
交渉人？真下正義みたいな人か…？
（※ わからない人は「交渉人 真下正義」で調べよう）
お待たせしました。まず身分証明書をお預かりして本人確認をします。マスクを外してください。
公証人ね、わかってたけどね。
そこまで免許証の顔と変化がないはずなんですが、かなり念入りに確認されていました。
日本語で宣言書に署名をしました。
お待たせしました。領収書の宛先はどうなさいますか。
自分宛でお願いします。
では、書類一式をお渡しいたします。
1枚目が、宣言書
2枚目が、在籍証明書
3枚目が、大学の卒業証書の写し
4枚目が、大学院の修了証書の写し
5枚目が、公証人の確認書類である Notarial Certificate
6枚目が、公証人の認証、法務局長の証明、外務省の公印が含まれている認証書類
の6枚です。
「公証」のパンチ穴があるので、ホチキスは外さないように注意してください。
わかりました！
発行費用が5,500円となります。
こちらが領収書です。
ありがとうございました！
無事に取得できました！公証役場に到着してから40分程度で発行完了です。お疲れ様でした。
まとめ
無事に交渉手続きが完了しました。
実は公証役場に行く途中で印鑑を忘れてしまい、慌てて家に戻って急いで向かいました。
が、上記のやりとりでも分かる通り、印鑑が登場するシーンがありませんでした…。
宣言書の署名で必要になるかと思いきや、直筆の署名で十分だったんでしょうか。
ただ持っていって損はないので持っていくべきかと思います。
その他の注意点
箇条書きで簡単にまとめます。
- 現在コロナ対応ということもあり、完全予約制だったりします。予め電話をして確認が必要です。
- 今回翻訳はお願いしていないのですが、翻訳が必要だと料金も変わりますので確認しておきましょう。
- （上記でも触れましたが）手続きをする都道府県によってはワンストップではありません。
- 書類の発行費用や公証にかかる費用などを会社が負担してくれる場合は、領収書の宛先を自分にするのか会社宛にするのか、確認しておきましょう。
さて、証明書の発行や公証手続きが終わりました。
次は、駐日ベトナム大使館へ書類の認証をしに行きます。
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